Piemērojamo prasību skaidrošana un e-rīki

                                                                                                                                                 

  • iestādes pieejamība skaidrojumu saņemšanai;
  • skaidra, viegli atrodama un saprotama informācija mājas lapā;
  • skaidrojošas vadlīnijas kā uzņēmēja rokasgrāmata;
  • informēšana par jaunajām prasībām un “iecietības laika posms” to iedzīvināšanai;
  • mūsdienu tehnoloģiju izmantošana mērķauditorijas sasniegšanai;
  • kontrolsaraksti un pašpārbaudes iespējas.

 

Iestādes pieejamība

Svarīgs kritērijs nozares informētības veicināšanā par piemērojamajām prasībām ir iestādes pieejamība šīs informācijas sniegšanā un skaidrošanā. Uz labu pārvaldību vērstai iestādei jābūt spējīgai un gatavai sadarboties ar nozari prasību veidošanā, izprašanā un īstenošanā. Līdz ar to iestādes pieejamība ātrai informācijas noskaidrošanai ne tikai palīdz ātri risināt radušās problēmsituācijas, bet arī samazina potenciālo pārkāpumu skaitu.
 

Pieejamība nozīmē ne tikai informācijas pieejamību par normatīvo aktu prasībām, bet arī iespējami ērtu tās saņemšanas veidu. Īpaši nozarēs, kur prasības ir ļoti komplicētas un grūti izprotamas, būtu nepieciešams nodrošināt iespēju saņemt kvalitatīvu nozares eksperta konsultāciju telefoniski vai klātienē, tam atvēlot pietiekamu personāla darba laika daļu (atkarībā no klientu intereses). Rakstiskie normu skaidrojumi uzņēmējiem sniedzamas iespējami īsākā termiņā, nesasniedzot Iesnieguma likumā noteikto maksimālo atbildes sniegšanas termiņu.
 

Lai veicinātu to, ka Latviju uzņēmējdarbības uzsākšanai izvēlas arvien vairāk citu valstu rezidenti un jaunuzņēmumi, būtu jāattīsta uzņēmējdarbības uzsākšanai un veikšanai nepieciešamās informācijas pieejamība, piemēram, arī angļu valodā.

 

Izmantojot kvalitātes vadības sistēmas procesu darbības rādītājus par Zvanu centra darbību, pēc rūpīgas analīzes Uzņēmumu reģistrā tika ieviesti uzlabojumi, panākot labās prakses standarta realizāciju – šobrīd Zvanu centrs atbild vidēji uz 90% klientu zvanu (iepriekš 28-60%, savukārt labās prakses standarts ir 85%). Gatavojot dokumentus, klienti Zvanu centrā vēršas  pēc atbalsta un informācijas 38% gadījumu.

Klientu apkalpošanas laikos klātienē ir mērķis ieviest labo praksi: apkalpot klientus 5-10 min. Šobrīd Uzņēmumu reģistrā var pieteikties uz sev ērtu laiku (iepriekšējs pieraksts, pieejams mājaslapā) un saņemt pakalpojumu kopumā vidēji 10 minūtēs (ietverot gaidīšanas un apkalpošanas laiku).

 

Tīmekļvietnes

Svarīgs informācijas nodošanas kanāls ir uzraugošo iestāžu tīmekļvietnes, tāpēc būtiski, ka tajās ietvertā informācija ir ātri atrodama, viegli uztverama un aktuāla (informācija tiek publicēta operatīvi un regulāri), turklāt tieši informācijas aktualitāte ir atslēgas vārds šim komunikācijas kanālam. Ja iestādes tīmekļvietne ir lietotājam draudzīga, tā palīdz ekonomēt resursus gan uzņēmējiem, gan iestādēm, jo nav nepieciešamas papildus konsultācijas.
 

Iespēju robežās jānodrošina nozares vēlmju un vajadzību noskaidrošana attiecībā uz tīmekļvietnēs izvietojamo informāciju, kā arī jāpārbauda izvietotās informācijas saprotamība, atrašanas vieglums un ērtība.
 

Nereti ātrs un efektīvs vajadzīgās informācijas noskaidrošanas un uzņēmēju izglītošanas veids ir jautājumu un atbilžu sadaļas un viedokļu sadaļu veidošana, kurās iestādes publicē biežāk uzdotos jautājumus un savus viedokļus/ziņojumus. Šāda viedokļu apkopošana un publicēšana ļauj veiksmīgāk izprast iestādes attieksmi dažādos jautājumos, palīdz uzņēmējiem atrast vajadzīgo informāciju ātrāk un iestādēm taupīt laika resursu, sniedzot atbildes katram iesniedzējam atsevišķi uz jautājumiem, kas atkārtojas.
 

Centrālā statistikas pārvalde savā mājas lapā ir izveidojusi sadaļu Respondentiem. Tajā ir apkopota ne tikai visa pārskatu iesniegšanai nepieciešamā informācija, bet arī atbildes uz biežāk uzdotajiem jautājumiem,  kontaktinformācija, konfidencialitātes nosacījumi, piemēram apakšsadaļā Manas veidlapas tiek ievietota  informācija par to, kādi pārskati, kādos termiņos respondentam ir jāiesniedz, tiek iekļauta informācija arī par atbildīgo statistiķi, ar  kuru respondents var konsultēties veidlapas aizpildīšanas laikā.

 

Iespēja pieteikties iestāžu tīmekļvietnē uz jaunumiem nodrošinātu informācijas saņemšanu uzņēmēja e-pastā ar noteiktu regularitāti, kurus  uzņēmējs var izskatīt sev  piemērotākā laikā. Ja iestādes kompetence ir plaša, noderīga būtu iespēja izvēlēties konkrētas jomas, par kurām jaunumus saņemt.

 
Vadlīnijas kā uzņēmēja rokasgrāmata

Uzņēmēji bieži saskaras ar problēmu izprast visas uz to darbību attiecināmās prasības. Sarežģītākās jomās, kas aktuālas lielākam skaitam komersantu, varētu tikt izstrādātas vadlīnijas, kas vienkāršā un viegli uztveramā tekstā skaidro attiecīgajai jomai piemērojamās prasības. Lai vadlīnijas sasniegtu mērķauditoriju un būtu maksimāli efektīvas, to izstrādē rekomendējams iesaistīt nozari un tās speciālistus. Vadlīnijas nepieciešams publicēt iestādes tīmekļvietnē viegli pieejamā vietā, kā arī, iespēju robežās, informēt attiecīgajā jomā darbojošos komersantus par šādu vadlīniju pieejamību, piemēram, organizējot informatīvus seminārus. Tāpat iestādes strādā pie Eiropas Savienības iestāžu izstrādāto vadlīniju popularizēšanas, lai informētu uzņēmējus par pieejamajiem resursiem prasību skaidrošanā.

 

Patērētāju tiesību aizsardzības centrs ir izstrādājis vadlīnijas virknē jomu, kas palīdz uzņēmējiem skaidrot piemērojamās prasības. Piemēram, vadlīnijas elektronisko sakaru pakalpojumu jomā skaidro gan godīgas komercprakses principus, gan taisnīgus līguma sastādīšanas noteikumus. Savukārt, par slēpošanas trašu drošumu vadlīnijas tika papildinātas arī ar skaidrojumiem pārbaužu laikā un ieteikumiem, kas nodrošināja pakāpenisku, taču būtisku situācijas uzlabošanos nozarē. Vadlīniju tapšanā piedalījās nozaru asociācijas un jomas speciālisti, kas garantēja to labāku piemērojamību.

 

Izglītojoši semināri un apmācības

Likumdošanas prasību skaidrošana klātienē ar iespēju uzņēmējiem uzdot jautājumus ekspertiem ir efektīvs veids, kā veicināt zināšanas un izpratni par nozares regulējumu. Mūsdienu tehnoloģiskās iespējas ļauj arī taupīt iestāžu resursus un organizēt neklātienes seminārus, kas tiek translēti tiešsaistē, kā arī ievietot semināru ierakstus tīmekļvietnēs, lai tos var noskatīties tie, kas nav varējuši ierasties klātienē.
 

Lai semināri būtu maksimāli efektīvi un apmeklēti, rekomendējams tos organizēt kopā ar nozaru asociācijām vai izmantot tās informācijas izplatīšanai par pasākumu.

 

Paškontroles rīki

Kontrolsaraksti kā pašpārbaudes iespēja palīdz uzņēmējiem apzināties uz savu jomu attiecināmās prasības. Iestāžu tīmekļvietnēs varētu tikt izvietoti elektroniskie rīki, kas uzņēmējiem sniedz iespēju regulāri, piemēram, reizi gadā veikt sava uzņēmuma pašnovērtējumu ar anketas palīdzību, elektroniski veicot atzīmes par prasībām, ko uzņēmums ievēro. Šīs anketas var izmantot arī uzraudzības iestādes, veicot riska izvērtējumu un plānojot uzraudzības darbības. Piemēram, attiecībā uz uzņēmumiem, kas veikuši labprātīgu pašnovērtējumu, varētu tikt samazināti uzraudzības pasākumi (pārbauda prioritāri tos, kas anketas aizpildījuši nepareizi, vai nav snieguši atbildes vispār). Lai izvairītos no situācijas, ka klienti iemācās aizpildīt anketas, jautājumus ieteicams regulāri pārskatīt.
 

Motivējošs līdzeklis tiesību aktu prasību ievērošanā var būt arī iestādes vēstule (brīdinājums) par potenciāli iespējamu pārbaudi uzņēmumā, pievienojot pārbaudāmās jomas aprakstu ar attiecināmo normu uzskaitījumu. Arī tad, ja uzņēmējs nezinās, vai pie viņa ieradīsies pārbaudē, kā arī nezinās, kad tā plānota, viņš spēs pārbaudīt savu atbilstību prasībām un tās ievērot. Šāda pieeja var būt labs papildinājums tematiskajām pārbaudēm, kas koncentrējas uz konkrētu prasību ievērošanu.

 

Šādu pieeju savā darbā ir izmantojusi Valsts darba inspekcija, kas pirms noteiktām tematiskajām pārbaudēm uz uzņēmumu e-pastiem izsūta elektroniskās vēstules ar informāciju, ka attiecīgajā jomā tiks veiktas pastiprinātas pārbaudes, pievienojot arī kontrolsarakstu jeb anketu, kurā darba devējs var iepazīties ar tām darba aizsardzības prasībām, kuras pārbaudīs inspektors. Arī tad, ja pārbaužu gaitā netiek apmeklēti visi uzņēmumi, kas saņēmuši tādu informāciju, uzņēmēji tiek motivēti sakārtot savu darba vidi.

Arī Patērētāju tiesību aizsardzības centrs, uzsākot uzraudzības projekta realizēšanu, noteiktos gadījumos, nosūta visiem (zināmajiem) nozares komersantiem informāciju par galvenajām normatīvo aktu prasībām ar aicinājumu nodrošināt atbilstību. Tikai noteiktu laiku pēc šīs informācijas nosūtīšanas tiek veiktas uzraudzības darbības. Tā 2016.gadā tika organizēts projekts par apbedīšanas pakalpojumu cenu norādīšanu – vispirms sniedzot informāciju un ieteikumus par noteiktajām prasībām, aicinot iesniegt izvērtēšanai pakalpojumu cenrāžus. Pārbaudes tika veiktas tikai tad, ja cenrāži netika iesniegti.

 

Atgādinājumi par svarīgiem termiņiem

Pārkāpumi, kas saistīti ar licenču un atļauju pagarināšanu vai pārskatu iesniegšanu, nereti veidojas tādēļ, ka uzņēmumi nav piefiksējuši termiņu, kurā beidzas konkrētā atļauja, vai iesniedzams pārskats. Šādas situācijas varētu novērst, paredzot uzņēmumiem iespēju saņemt atgādinājumus par termiņiem, papildus ietverot arī informāciju par konkrētām darbībām, kas jāveic.

 

Valsts ieņēmumu dienesta uzturētā EDS sistēma ir svarīgs saziņas kanāls starp VID un nodokļu maksātājiem. Sistēma automātiski nosūta vēstules ar aicinājumiem un atgādinājumiem uz sistēmā norādīto lietotāju e-pasta adresēm, piemēram, par dokumentu iesniegšanas un maksājumu veikšanas termiņiem.

 

“Iecietības laiks” jaunu prasību ieviešanai

Ieviešot jaunas prasības, kas paredz ievērojamas izmaiņas esošajā kārtībā, par labo praksi būtu uzskatāma pietiekama pārejas perioda paredzēšana uzņēmējiem tiesību aktā jauno prasību pārņemšanai. Šis pārejas periods būtu efektīvi jāizmanto izpratnes veidošanai par jaunajām prasībām. Izpratne par jaunajām prasībām ir īpaši aktuāla mazajiem komersantiem, kas nespēj algot lielu speciālistu skaitu, lai pietiekami aktīvi sekotu līdzi regulējuma izmaiņām. Tāpēc pirms jaunu prasību spēkā stāšanās veicams aktīvs komunikācijas darbs, piemēram, sniedzot informāciju iestāžu mājas lapās aktualitāšu sadaļā, informējot uzņēmumus pārbaužu laikā, kā arī regulāri atgādinot par prasību spēkā stāšanās termiņa tuvošanos.
 

Savukārt, veicot jauno prasību uzraudzību, ieteicams ievērot  “iecietības” režīmu, kas paredz pastiprinātas konsultēšanas darbības un, ja iespējams, sākuma periodā nepiemērot sodus. Jo īpaši iecietības režīma piemērošana būtu svarīga, ja normatīvais akts neparedz pārejas periodu jauno prasību ieviešanai vai arī tas ir pārāk īss, lai nozare varētu pilnībā sagatavoties prasību piemērošanai.

 

2016. gada 1. janvārī spēkā stājās Negodīgas mazumtirdzniecības prakses aizlieguma likums, kas mainīja līdz šim pastāvošo regulējumu lielo tirgotāju un piegādātāju attiecībām. Lai laicīgi pārrunātu Negodīgas mazumtirdzniecības prakses aizlieguma likuma stāšanos spēkā (Likums Saeimā pieņemts 2015.gada 21.maijā/ stājas spēkā 2016.gada 1.janvārī), Konkurences padome tikās ar piegādātājiem, mazumtirgotājiem un likuma uzraugiem, informējot laikus par plānotajām izmaiņām, kā arī organizēja konferenci, lai kopīgi izrunātu visas bažas un savlaicīgi nodotu uzņēmējiem informāciju. Turklāt, lai varētu izvērtēt likuma piemērošanu tā darbības pirmajā gadā, t.sk. to, vai likums sasniedz savu mērķi, iestāde aicināja mazumtirgotājus, ražotājus un piegādātājus piedalīties aptaujā par pieredzi ar Negodīgas mazumtirdzniecības prakses aizlieguma likuma ieviešanu un piemērošanu pirmajā likuma darbības gadā.

                                                                                                                                                 

Lapas informācija atjaunota:    13-06-2017